为规范档案管理，特制定本制度。

一、归档范围

年度总结、职位责任书、大事记、会议记录、请示发文、党支部（工会）、动态信息、简报（信息）、财务预算、组织机构沿革、社团年检、各项规章制度、实物、活动项目档案、合同档案

二、档案管理员的职责

“齐全完整”、“安全保密”、“使用方便”

三、资料的收集与整理

1.单位的归档资料实行 “年度归档”制度，即：每年六月份为年度归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员根据上级要求实施档案归档整理。秘书处应积极配合与支持。

四、档案的借阅

1.借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（2）严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

（3）需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

（4）借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

（5）借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

五、档案室管理制度

1.档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

2.档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

3.档案柜需上锁，非档案管理人员禁止查看。

4.查阅档案，档案柜随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。

5.档案采用电子双备份制度（工作电脑、电脑硬盘），每季度更新备份一次。

六、附则

本制度由北京健美操体育舞蹈协会第八届第三次常务理事会审议通过；由理事会负责解释。

北京健美操体育舞蹈协会

2020年7月15日

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